Seitdem die Finanzverwaltung vor fünf Jahren die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) veröffentlich hat, haben sich in der Praxis viele Anwendungsfragen ergeben.  Teilweise wurden diese bereits in Aktualisierungen aufgegriffen und kommentiert. Jetzt hat die Finanzverwaltung im November 2019 erneut eine Aktualisierung veröffentlicht, die einige Neuerungen und Klarstellungen enthält. Leider bleiben aber beim so wichtigen Thema der Verfahrensdokumentation die gewünschten Klarstellungen aus.

Was bringt die Aktualisierung?

Die jetzt veröffentlichten Neuerungen befassen sich im Wesentlichen mit der Anwendung der GoBD auf die fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und deren Datenhaltung, wie z.B. dem mobilen Scannen, Der Nutzung von Cloud-Diensten, Verbringung von Belegen im Ausland und dortige Speicherung, Zugriff auf Altsysteme bei Wechsel von Anwendungs-Plattformen. Darüber hinaus gibt es auch einige Erleichterungen für Kleinunternehmer.

Was fehlt (immer noch)?

In der Praxis war aber vor allem das Thema “Verfahrensdokumentation” seit der erstmaligen Veröffentlichung der GoBD ein großer Diskussions- und Kritikpunkt. Die von der Finanzverwaltung offenbar gewünschte Verfahrensdokumentation stellt für viele kleine und mittlere Unternehmen einen bürokratischen Moloch dar. Folglich wurde immer wieder gefordert, die Verfahrensdokumentation so skalierbar zu machen, dass entscheidbar wird, für welche Unternehmensgröße und welche Unternehmensform welche Mindestanforderungen zu erfüllen sind. Diesem Wunsch ist die Finanzverwaltung auch mit der jetzigen Aktualisierung nicht nachgekommen. Die Steuerpflichtigen bleiben also weiter in der zweifelhaft freudigen Erwartung, demnächst mit dem Betriebsprüfer diskutieren zu dürfen, ob die von Ihnen erstellte Verfahrensdokumentation ausreichend ist oder eben nicht.

Was sollten Unternehmer tun?

Für die Praxis kann daher die Empfehlung weiterhin nur lauten:

  • Jede noch so rudimentäre Verfahrensdokumentation ist besser als keine Verfahrensdokumentation. Sie sollten sich also mit dem Thema beschäftigen, denn nach Auffassung der Finanzverwaltung berechtigt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation zur Schätzung.
  • Eine Verfahrensdokumentation, die für alle Unternehmensgrößen und Branchen formuliert werden kann, gibt es nicht.
  • Für das eigene Unternehmen sollte damit begonnen werden, eine systematische Darstellung aller vorhandenen Datenverarbeitungssysteme, der auf ihnen laufenden Programme und der Datenschnittstellen zwischen diesen Programmen zu erstellen. Es kann hilfreich sein, sich dabei am “Fluss” der Belege, also z.B. Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu orientieren und deren Verarbeitung bzw. Erzeugung im Unternehmen zu verfolgen und zu beschreiben.
  • Wenn in die Buchhaltung Daten aus anderen Systemen einfließen, z.B. Lagerverwaltungsprogrammen, Webshops etc. sollten auch diese in die Verfahrensdokumentation einbezogen werden.
  • Den konkreten Umfang der eigenen Verfahrensdokumentation sollten Unternehmer mit ihren Steuerberatern abstimmen. Diese können häufig auch bei der Umsetzung unterstützen.

Es bleibt zu hoffen, dass die Finanzverwaltung doch noch auf die Kritik reagiert und die Konkretisierungen vornimmt. Ansonsten bleibt der häufig gehörte böse Verdacht, dass man dort vielleicht gar kein Interesse daran haben könnte.